05/07 - Segunda visita ao Instituto Fazendo História
- Foi demonstrada a solução do SugarCRM (www.sugarcrm.org), a Cláudia gostou no geral e comentou de algumas modificações que seriam necessárias, principalmente para facilitar o uso e de campos que faltavam na solução original.
- O Nelson e o Fábio instalaram e configuraram a máquina virtual em uma máquina disponibilizada pela Cláudia. Esta máquina já possuía uma importação (ainda com erros) dos dados utilizados pelo Instituto Fazendo História.
- A Cláudia comentou que iria utilizar a máquina para testar em maiores detalhes após uma semana, e iria enviar por e-mail quaisquer considerações adicionais.
- O Nelson e o Fábio verificaram que as máquinas e a rede do instituto estão precisando de alguma atenção em termos de configurações, e se prontificaram a ajudar nesse sentido independentemente do projeto.
Desenvolvimento
Conseguimos configurar em Contatos e Contas todas as informações adicionais que haviam na base de dados (excel) fornecida pelo instituto. A ferramenta permite criar novos campos e até redefinir leiautes de tela e parâmetros de pesquisa, de forma bastante dinâmica.
Alguns problemas foram enfrentados na importação dos dados fornecidos:
- Os dados foram fornecidos em uma série de painéis de planilha excel, cada qual com seu layout e preenchimento específicos. Realizamos portanto uma padronização do layout e consolidamos uma única fonte de dados, tomando o cuidado de preservar a informação de origem.
- Verificamos que a base possuía uma série de problemas, notavelmente de duplicidade, preenchimento, registros com múltiplas informações, informações preenchidas em campos inadequados, entre outros. Dedicamos algum tempo para corrigir uma parcela dos problemas, garantindo que não houve perda intencional de informação, mas ainda há muitos casos que terão que ser corrigidos durante o uso do sistema.
- Foi solucionado o problema de importação de caracteres acentuados, tratava-se apenas de uma configuração no usuário.
- Resultados da importação (3705 registros no original):
a) 1692 contas (empresas) criadas
b) 3676 contatos criados
c) 31 contatos com erro
d) 1276 registros sem conta, ou com erro na conta
- Não fazia parte do escopo original do projeto que fosse feita a gestão de campanhas, mas o SugarCRM tem este recurso. Deixamos ele habilitado, há a possibilidade de se criar campanhas e listas de abordados, assim como exportar essas listas para arquivos .csv (que podem ser lidos no excel), mas existem recursos mais avançados que poderiam ser explorados em uma extensão deste projeto, como a gestão de campanhas de e-mail, gestão dos contatos efetivos, etc. O SugarCRM possui uma extensibilidade via plugins, que pode ser explorada no futuro.
Conseguimos finalizar a instalação do SugarCRM, criar usuários (Admin e Claudia), configurar uma conta de e-mail no gmail para o Instituto, e importar os dados (só para efeitos de testes).
Estão em estudo as possibilidades de configuração do mesmo. É possível criar campos e mexer nos layouts de entrada de dados e relatórios, tudo pela interface WEB.
Abaixo temos uma análise inicial dos layouts que precisaremos alterar no projeto.
Layout básico de EMPRESA (e campos não apresentados ao lado):
Problemas (para adequar à base do Instituto Fazendo História):
1) Não tem campo “CNPJ”
2) Não tem campo “Bairro” (em todos os endereços)
3) Não tem campo “Relação” (será que pode ser o campo “Tipo”? Alterar ou criar domínio account_type_dom...)
4) Classifica endereços em “Cobrança” e “Entrega”
5) Endereço deve ser importado para “Empresa” ou “Contato”?
6) Não tem campos de origem
Campos potencialmente não usados:
1) Código SIC
2) Código Bolsa
3) Endereço de entrega
4) Telefone Alternativo
Layout básico de CONTATO (e campos não apresentados ao lado):
Problemas (para adequar à base do Instituto Fazendo História):
1) Não tem campo “obs” e “obs2”
2) Transformar campos “newsletter”, “relatório” e “cartão natal” em campanhas
3) Telefone deve ser importado em “Telefone do Escritório” ou “Celular” no tratamento.
4) Não tem campos de origem (“Fonte”?)
5) Renomear “Nome da Conta” para “Nome da Empresa”
Campos potencialmente interessantes:
1) Saudação
2) Telefone de Casa
3) Outro Telefone
4) Assistente
5) Telefone do Assistente
6) Data de Nascimento
Campos potencialmente não usados:
1) Sincronizar Contato
Cronograma Atualizado
