Apresentação
Somos um grupo de estudos da Fundação Carlos Alberto Vanzolini de São Paulo e criamos este blog para a divulgação do nosso trabalho que será desenvolvido na disciplina Simulação de um Projeto, ministrada pelo Prof. João Alberto Arantes do Amaral (http://www.joaoarantes.com.br).
Nessa disciplina teremos o desafio de colocar em prática tudo o que aprendemos durante o curso e realizar, em doze semanas, um projeto que leve à criação de um produto ou serviço que seja útil à sociedade.
O Grupo
O nosso grupo de trabalho é composto por cinco integrantes:
Carolina Bonassa Alexandre de Oliveira
Cristiane Aparecida Olivare
Fabio Rodrigues Santos
Luis Fernando S. R. Teixeira
Nelson Cherubim de Andrade
Link para os demais Blogs da Turma CEGP-TI-07
https://sites.google.com/site/projetosacademicosalunos/ano-2011-cegti-t7
O Projeto
Dentre os projetos apresentados, escolhemos o Projeto Banco de Dados do Instituto Fazendo História.
O Instituto Fazendo História é uma organização não governamental fundada em março de 2005 por um grupo de psicólogas envolvidas com a causa das crianças e adolescentes que vivem em abrigos.
O trabalho teve como ponto de partida a Projeto Fazendo Minha História, que desde 2002, atua em abrigos fazendo o registro e resgate da história de vida destas crianças e adolescentes.
A necessidade de ampliação dos projetos oferecidos aos abrigos fez com que fundássemos um centro de pesquisa e criação de novas práticas. Assim nasceram os programas: Com Tato, que propõe o atendimento psicoterapêutico a crianças e adolescentes a partir da formação de uma rede de psicólogos e supervisores clínicos; o Perspectivas, que trabalha com formação e capacitação junto aos gestores dos abrigos, educadores e equipe técnica, e o Palavra de Bebê, que enfoca o vínculo entre bebês e adultos (pais e educadores) ao longo do período de acolhimento.
Além dos programas acima citados, desenvolvemos diversos trabalhos em parceria com outras organizações, sempre no sentido de contribuir com o universo dos abrigos e com a formação integral das crianças e adolescentes que neles vivem.
Missão
Colaborar com o desenvolvimento de crianças e adolescentes acolhidos em abrigos, trabalhando junto à sua rede de proteção a fim de fortalecê-los para que se apropriem e transformem a própria história.
Home Page http://www.fazendohistoria.org.br/
Primeiro Contato
Dia 16/05/2011 fizemos o primeiro contato com a Cláudia Vidigal e Mayra Karvelis, do Instituto Fazendo História, elas serão nossos pontos focais no projeto.
Conforme explicação da Cláudia Vidigal, esse projeto é uma prioridade absoluta, pois, os hoje o Banco de Dados do Instituto fica em uma planilha Excel, pouco organizado e pouco acessível, isso faz com que muitos contatos sejam perdidos por não alimentar corretamente o Banco de Dados.
Foi marcada uma reunião dia 20/05/2011 para entendermos melhor o projeto.
domingo, 31 de julho de 2011
Semana 2 – 18/05/2011 até 24/05/2011
Primeira visita ao Instituto Fazendo História
Dia 20/05/2011, fomos ao Instituto Fazendo História e fizemos uma reunião com a Cláudia Vidigal a fim de conhecer o Instituto
Pauta:
1. Entendimento da situação atual
2. Entendimento da estrutura atual da base
3. Definição do escopo abordado no projeto
Assuntos Tratados:
Entendimento da situação atual
- O Instituto Fazendo História Instituto conta com base de dados em Excel que atualmente é usada por uma pessoa somente.
- Existe a necessidade de construção de base com facilidade de manutenção e consulta.
- Perfil de usuário: psicólogo, com conhecimento básico de informática (Word e internet)
- O Instituto trabalha com quatro programas:
- Fazendo minha História
- Palavra do Bebê
- Com Tato
- Perspectivas
- Utilização da base: cadastro dos contatos do instituto, estabelecimento de comunicação em situações específicas, campanhas, etc.
- É um projeto considerado muito importante no instituto, pois acaba tomando um tempo excessivo de uma pessoa, que é a única que atualiza e mantém o cadastro.
- A base atual foi passada ao grupo, possibilitando análise.
Entendimento da estrutura atual da base
- Base contém informações de contato de:
- Patrocinadores
- Fornecedores
- Voluntários (dos quatro programas)
- Especialistas
- Abrigos:
- Coordenador
- Equipe Técnica
- Educadores
- O programa Com Tato possui base própria, especializada por necessidades de integração com Fórum de justiça.
- A base possui uma aba com os contatos mais frequentes (favoritos).
- Tamanho da base: cerca de 750 contatos
- Problemas encontrados em uma análise inicial:
- Duplicidades de contatos
- Qualidade de preenchimento de dados (empresa, nome, endereço, telefone,
e-mail, etc.)
- Multiplicidade de contatos em uma mesma linha.
Definição do escopo abordado no projeto
- Desenho e construção de base de dados de contatos para o instituto.
- Desenvolvimento de interface para inserção e manutenção de dados da base.
- Tratamento básico e importação inicial dos dados da base atual.
- Treinamento para 12 pessoas, incluindo:
- Utilização da base, através de sua interface de usuário.
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada.
- Incentivo para que as informações sejam validadas na base nova.
- Análise da base do programa Com Tato, para simples diagnóstico da situação.
- Escopo do projeto não inclui:
- Melhorias ou tombamento da base do programa Com Tato.
- Integração da base com o site do instituto.
- Validação das informações tombadas da base atual.
Identificar as partes interessadas (Stakeholders)
As partes interessadas são pessoas e organizações, tais como clientes, patrocinadores, a organização executora e o público, que estão ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou pelo término do projeto. Também podem exercer influência sobre o projeto e suas entregas. As partes interessadas podem estar em diversos níveis da organização e ter diferentes níveis de autoridade, ou ser externas à organização executora do projeto.
- Os Patrocinadores, Fornecedores, Voluntários, Especialistas e Abrigos que fazem parte dos programas do Instituto Fazendo História;
- Instituto Fazendo História;
- Fundação Carlos Alberto Vanzolini
- Gerente do Projeto
- Equipe do Projeto
- Professor João Arantes
Termo de Abertura do Projeto
Instituição Executora: Alunos do curso Gerenciamento de Projetos de Tecnologia da Informação de Pós Graduação da Fundação Vanzolini
Título do Projeto: Base de Dados de Contatos
Cliente: Instituto Fazendo História
1. Objetivos do projeto
Construir uma base de dados de contatos pra o Instituo Fazendo História.
2. Justificativa do Projeto (Necessidades do Negócio)
Espera-se que com o banco de dados de contatos, todos os colaboradores do Instituo possam atuar de forma independente no cadastro e consulta de dados utilizados para contatos, trazendo mais agilidade para ações de voluntariado, melhor direcionamento nos projetos de acordo com o perfil do usuário cadastrado.
3. Descrição dos Produtos/Entregáveis do Projeto
Desenho e construção de uma base de dados de contatos, com os dados existentes hoje já na ferramenta (em torno de 1000 registros)
Capacitação e conscientização de 12 colaboradores para uso do banco de dados e para importância dessa utilização.
4. Designação do Gerente de Projetos Projeto
Como gerente de projetos foi designado Carolina Oliveira.
Dentre as suas responsabilidades, podemos destacar:
Realizar o planejamento necessário para o projeto em questão, produzindo o plano do projeto e demais planos auxiliares;
Garantir que o projeto seja planejado, executado, controlado e concluído conforme definido no documento do plano do projeto;
Delegar as tarefas referentes ao projetos aos recursos integrantes da equipe;
5. Premissas (hipóteses)
O cliente será responsável por fornecer as planilhas utilizadas hoje para armazenamento de dados, junto a todos os dados existentes na mesma para que possa haver carga desses dados na base de dados que será entregue;
O cliente deverá fornecer ambiente para treinamento dos colaboradores.
6. Restrições para o Projeto
O treinamento deverá ser concluído até 01 de agosto de 2011.
7. Cronograma de Marcos
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento
8. Partes Interessadas
Os Patrocinadores, Fornecedores, Voluntários, Especialistas e Abrigos que fazem parte dos programas do Instituto Fazendo História;
Instituto Fazendo História;
Fundação Carlos Alberto Vanzolini
Gerente do Projeto
Equipe do Projeto
Professor João Arantes
9. Riscos identificados
- Não conseguir juntar todo o pessoal que precisa ser treinado nas unidades devido à falta de tempo e disponibilidade dos mesmos.
- Complexidade do projeto extrapolar o prazo previsto.
- A infraestrutura não ser adequada utilização do banco de dados.
- A infraestrutura não ser adequada para aplicar o treinamento.
- Os colaboradores não terem agenda compatível com às agendas dos integrantes do grupo.
Dia 20/05/2011, fomos ao Instituto Fazendo História e fizemos uma reunião com a Cláudia Vidigal a fim de conhecer o Instituto
Pauta:
1. Entendimento da situação atual
2. Entendimento da estrutura atual da base
3. Definição do escopo abordado no projeto
Assuntos Tratados:
Entendimento da situação atual
- O Instituto Fazendo História Instituto conta com base de dados em Excel que atualmente é usada por uma pessoa somente.
- Existe a necessidade de construção de base com facilidade de manutenção e consulta.
- Perfil de usuário: psicólogo, com conhecimento básico de informática (Word e internet)
- O Instituto trabalha com quatro programas:
- Fazendo minha História
- Palavra do Bebê
- Com Tato
- Perspectivas
- Utilização da base: cadastro dos contatos do instituto, estabelecimento de comunicação em situações específicas, campanhas, etc.
- É um projeto considerado muito importante no instituto, pois acaba tomando um tempo excessivo de uma pessoa, que é a única que atualiza e mantém o cadastro.
- A base atual foi passada ao grupo, possibilitando análise.
Entendimento da estrutura atual da base
- Base contém informações de contato de:
- Patrocinadores
- Fornecedores
- Voluntários (dos quatro programas)
- Especialistas
- Abrigos:
- Coordenador
- Equipe Técnica
- Educadores
- O programa Com Tato possui base própria, especializada por necessidades de integração com Fórum de justiça.
- A base possui uma aba com os contatos mais frequentes (favoritos).
- Tamanho da base: cerca de 750 contatos
- Problemas encontrados em uma análise inicial:
- Duplicidades de contatos
- Qualidade de preenchimento de dados (empresa, nome, endereço, telefone,
e-mail, etc.)
- Multiplicidade de contatos em uma mesma linha.
Definição do escopo abordado no projeto
- Desenho e construção de base de dados de contatos para o instituto.
- Desenvolvimento de interface para inserção e manutenção de dados da base.
- Tratamento básico e importação inicial dos dados da base atual.
- Treinamento para 12 pessoas, incluindo:
- Utilização da base, através de sua interface de usuário.
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada.
- Incentivo para que as informações sejam validadas na base nova.
- Análise da base do programa Com Tato, para simples diagnóstico da situação.
- Escopo do projeto não inclui:
- Melhorias ou tombamento da base do programa Com Tato.
- Integração da base com o site do instituto.
- Validação das informações tombadas da base atual.
Identificar as partes interessadas (Stakeholders)
As partes interessadas são pessoas e organizações, tais como clientes, patrocinadores, a organização executora e o público, que estão ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou pelo término do projeto. Também podem exercer influência sobre o projeto e suas entregas. As partes interessadas podem estar em diversos níveis da organização e ter diferentes níveis de autoridade, ou ser externas à organização executora do projeto.
- Os Patrocinadores, Fornecedores, Voluntários, Especialistas e Abrigos que fazem parte dos programas do Instituto Fazendo História;
- Instituto Fazendo História;
- Fundação Carlos Alberto Vanzolini
- Gerente do Projeto
- Equipe do Projeto
- Professor João Arantes
Termo de Abertura do Projeto
Instituição Executora: Alunos do curso Gerenciamento de Projetos de Tecnologia da Informação de Pós Graduação da Fundação Vanzolini
Título do Projeto: Base de Dados de Contatos
Cliente: Instituto Fazendo História
1. Objetivos do projeto
Construir uma base de dados de contatos pra o Instituo Fazendo História.
2. Justificativa do Projeto (Necessidades do Negócio)
Espera-se que com o banco de dados de contatos, todos os colaboradores do Instituo possam atuar de forma independente no cadastro e consulta de dados utilizados para contatos, trazendo mais agilidade para ações de voluntariado, melhor direcionamento nos projetos de acordo com o perfil do usuário cadastrado.
3. Descrição dos Produtos/Entregáveis do Projeto
Desenho e construção de uma base de dados de contatos, com os dados existentes hoje já na ferramenta (em torno de 1000 registros)
Capacitação e conscientização de 12 colaboradores para uso do banco de dados e para importância dessa utilização.
4. Designação do Gerente de Projetos Projeto
Como gerente de projetos foi designado Carolina Oliveira.
Dentre as suas responsabilidades, podemos destacar:
Realizar o planejamento necessário para o projeto em questão, produzindo o plano do projeto e demais planos auxiliares;
Garantir que o projeto seja planejado, executado, controlado e concluído conforme definido no documento do plano do projeto;
Delegar as tarefas referentes ao projetos aos recursos integrantes da equipe;
5. Premissas (hipóteses)
O cliente será responsável por fornecer as planilhas utilizadas hoje para armazenamento de dados, junto a todos os dados existentes na mesma para que possa haver carga desses dados na base de dados que será entregue;
O cliente deverá fornecer ambiente para treinamento dos colaboradores.
6. Restrições para o Projeto
O treinamento deverá ser concluído até 01 de agosto de 2011.
7. Cronograma de Marcos
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento
8. Partes Interessadas
Os Patrocinadores, Fornecedores, Voluntários, Especialistas e Abrigos que fazem parte dos programas do Instituto Fazendo História;
Instituto Fazendo História;
Fundação Carlos Alberto Vanzolini
Gerente do Projeto
Equipe do Projeto
Professor João Arantes
9. Riscos identificados
- Não conseguir juntar todo o pessoal que precisa ser treinado nas unidades devido à falta de tempo e disponibilidade dos mesmos.
- Complexidade do projeto extrapolar o prazo previsto.
- A infraestrutura não ser adequada utilização do banco de dados.
- A infraestrutura não ser adequada para aplicar o treinamento.
- Os colaboradores não terem agenda compatível com às agendas dos integrantes do grupo.
sábado, 21 de maio de 2011
Semana 3 – 25/05/2011 até 31/05/2011
Objetivo do Projeto
Construir uma base de dados para armazenar contatos do Instituo Fazendo História.
Escopo do Projeto
- Desenho e construção de base de dados de contatos para o instituto;
- Desenvolvimento de interface para inserção e manutenção de dados da base;
- Tratamento básico e importação inicial dos dados da base atual;
- Treinamento para 12 pessoas, incluindo:
- Utilização da base, através de sua interface de usuário
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada
- Análise da base do programa Com Tato, para simples diagnóstico da situação.
Não faz parte do Escopo do Projeto
- Melhorias ou tombamento da base do programa Com Tato;
- Integração da base com o site do instituto;
- Validação das informações tombadas da base atual.
WBS - Work breakdown structure
Cronograma do Projeto
Matriz de Responsabilidades
Com o objetivo de organizar as atividades do projeto foram identificados os responsáveis pelas macro tarefas.
Essa definição pode ser observada na matriz de responsabilidade abaixo.
Custo X Orçamento
Foi realizado o entendimento do projeto com o funcionária do Instituto Fazendo História Claudia Vidigal e os integrantes do grupo de alunos da Fundação Vanzolini CGPTI7 Carolina Bonassa Oliveira, Cristiane Olivare, Fabio Rodrigues, Nelson Cherubim e Luiz Fernando Teixeira através de uma reunião de análise preliminar, através da qual identificamos as necessidades do cliente. Para estimar o Custo x Tempo por processo utilizamos as informações levantadas na reunião.
Valor Homem x Hora (R$): R$ 100,00
Por tratar-se de um projeto acadêmico, estamos estimando o esforço de 60h por integrante, com isso temos uma margem de 20% para atrasos e situações não previstas.
Planejamento da Qualidade
Através do controle demonstrado abaixo realizaremos a análise de todos os itens que devem ser atendidos pelo sistema para que o mesmo atenda ao usuário final.
Plano de Comunicação
Equipe: Carolina B. de Oliveira, Cristiane Ap. Olivare, Fabio Santos, Luis Teixeira e Nelson Cherubim.
Patrocinador : João Arantes
Stakeholders: Instituo Fazendo História, equipe e patrocinador.
Planejamento de Riscos
Construir uma base de dados para armazenar contatos do Instituo Fazendo História.
Escopo do Projeto
- Desenho e construção de base de dados de contatos para o instituto;
- Desenvolvimento de interface para inserção e manutenção de dados da base;
- Tratamento básico e importação inicial dos dados da base atual;
- Treinamento para 12 pessoas, incluindo:
- Utilização da base, através de sua interface de usuário
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada
- Análise da base do programa Com Tato, para simples diagnóstico da situação.
Não faz parte do Escopo do Projeto
- Melhorias ou tombamento da base do programa Com Tato;
- Integração da base com o site do instituto;
- Validação das informações tombadas da base atual.
WBS - Work breakdown structure
Estrutura analítica do projeto (WBS)
"A WBS deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para que o progresso possa ser medido, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo para a realização do projeto."
Cronograma do Projeto
Matriz de Responsabilidades
Com o objetivo de organizar as atividades do projeto foram identificados os responsáveis pelas macro tarefas.
Essa definição pode ser observada na matriz de responsabilidade abaixo.
Custo X Orçamento
Foi realizado o entendimento do projeto com o funcionária do Instituto Fazendo História Claudia Vidigal e os integrantes do grupo de alunos da Fundação Vanzolini CGPTI7 Carolina Bonassa Oliveira, Cristiane Olivare, Fabio Rodrigues, Nelson Cherubim e Luiz Fernando Teixeira através de uma reunião de análise preliminar, através da qual identificamos as necessidades do cliente. Para estimar o Custo x Tempo por processo utilizamos as informações levantadas na reunião.
Valor Homem x Hora (R$): R$ 100,00
Por tratar-se de um projeto acadêmico, estamos estimando o esforço de 60h por integrante, com isso temos uma margem de 20% para atrasos e situações não previstas.
Planejamento da Qualidade
Através do controle demonstrado abaixo realizaremos a análise de todos os itens que devem ser atendidos pelo sistema para que o mesmo atenda ao usuário final.
Plano de Comunicação
Equipe: Carolina B. de Oliveira, Cristiane Ap. Olivare, Fabio Santos, Luis Teixeira e Nelson Cherubim.
Patrocinador : João Arantes
Stakeholders: Instituo Fazendo História, equipe e patrocinador.
Planejamento de Riscos
Semanas 4, 5 e 6 – 01/06/2011 até 21/06/2011
Nessas três semanas trabalhamos na análise e no tratamento do Banco de Dados; na análise da ferramenta escolhida e na infra-estrutura necessária para atender a solução escolhida.
A solução prevista originalmente no projeto era o desenvolvimento de um sistema a partir do zero. Esse desafio seria bastante grande, e com certeza o sistema desenvolvido não seria flexível o suficiente para poder evoluir conforme as necessidades futuras do instituto.
Decidimos então pela mudança na solução. Foi feita uma pesquisa rápida de disponibilidade de sistemas de CRM (customer relationship management - gerenciamento de relacionamento com clientes) que pudessem ser usados a custos razoáveis pelo instituto. Algumas soluções (Relenta, RSS Free Edition, Centric CRM) apresentam limitações na sua versão gratuita. Outras (Salesforce) tem um custo (pequeno) e/ou são baseadas na nuvem (cloud computing). Acabamos decidindo pela ferramenta SugarCRM, pois pareceu bem recomendada nos comparativos pesquisados (http://www.smallbizcrm.com/open-source-crm-software-small-businesses.html), além de ser razoavelmente conhecida (600.000 usuários) e contar com suporte oficial no Brasil (http://www.lampadaglobal.com/), caso haja necessidade futura.
O SugarCRM é uma plataforma altamente configurável, bastante complexa, mas cremos que conseguimos deixá-la bem usável desativando funcionalidades que não foram previstas no projeto. Mantivemos basicamente as funcionalidades referentes a Contatos, Contas (Empresas), Campanhas e Listas de Nomes (Targets).
A instalação do SugarCRM em uma máquina virtual VMWare com linux Ubuntu Server foi relativamente simples, mas enfrentamos alguns problemas na instalação do pacote de linguagem português, que foram resolvidos com uma reinstalação.
Cronograma Atualizado
A solução prevista originalmente no projeto era o desenvolvimento de um sistema a partir do zero. Esse desafio seria bastante grande, e com certeza o sistema desenvolvido não seria flexível o suficiente para poder evoluir conforme as necessidades futuras do instituto.
Decidimos então pela mudança na solução. Foi feita uma pesquisa rápida de disponibilidade de sistemas de CRM (customer relationship management - gerenciamento de relacionamento com clientes) que pudessem ser usados a custos razoáveis pelo instituto. Algumas soluções (Relenta, RSS Free Edition, Centric CRM) apresentam limitações na sua versão gratuita. Outras (Salesforce) tem um custo (pequeno) e/ou são baseadas na nuvem (cloud computing). Acabamos decidindo pela ferramenta SugarCRM, pois pareceu bem recomendada nos comparativos pesquisados (http://www.smallbizcrm.com/open-source-crm-software-small-businesses.html), além de ser razoavelmente conhecida (600.000 usuários) e contar com suporte oficial no Brasil (http://www.lampadaglobal.com/), caso haja necessidade futura.
O SugarCRM é uma plataforma altamente configurável, bastante complexa, mas cremos que conseguimos deixá-la bem usável desativando funcionalidades que não foram previstas no projeto. Mantivemos basicamente as funcionalidades referentes a Contatos, Contas (Empresas), Campanhas e Listas de Nomes (Targets).
A instalação do SugarCRM em uma máquina virtual VMWare com linux Ubuntu Server foi relativamente simples, mas enfrentamos alguns problemas na instalação do pacote de linguagem português, que foram resolvidos com uma reinstalação.
Cronograma Atualizado
Semanas 7,8 e 9 - 22/06/2011 até 12/07/2011
Nessas semanas fizemos uma visita ao Instituto Fazendo História para mostrar a evolução do trabalho de montagem de infra-estrutura e análise dos dados realizado nas semanas 4, 5 e 6 e trabalhamos no Desenvolvimento do Banco de Dados.
05/07 - Segunda visita ao Instituto Fazendo História
- Foi demonstrada a solução do SugarCRM (www.sugarcrm.org), a Cláudia gostou no geral e comentou de algumas modificações que seriam necessárias, principalmente para facilitar o uso e de campos que faltavam na solução original.
- O Nelson e o Fábio instalaram e configuraram a máquina virtual em uma máquina disponibilizada pela Cláudia. Esta máquina já possuía uma importação (ainda com erros) dos dados utilizados pelo Instituto Fazendo História.
- A Cláudia comentou que iria utilizar a máquina para testar em maiores detalhes após uma semana, e iria enviar por e-mail quaisquer considerações adicionais.
- O Nelson e o Fábio verificaram que as máquinas e a rede do instituto estão precisando de alguma atenção em termos de configurações, e se prontificaram a ajudar nesse sentido independentemente do projeto.
Desenvolvimento
Conseguimos configurar em Contatos e Contas todas as informações adicionais que haviam na base de dados (excel) fornecida pelo instituto. A ferramenta permite criar novos campos e até redefinir leiautes de tela e parâmetros de pesquisa, de forma bastante dinâmica.
Alguns problemas foram enfrentados na importação dos dados fornecidos:
- Os dados foram fornecidos em uma série de painéis de planilha excel, cada qual com seu layout e preenchimento específicos. Realizamos portanto uma padronização do layout e consolidamos uma única fonte de dados, tomando o cuidado de preservar a informação de origem.
- Verificamos que a base possuía uma série de problemas, notavelmente de duplicidade, preenchimento, registros com múltiplas informações, informações preenchidas em campos inadequados, entre outros. Dedicamos algum tempo para corrigir uma parcela dos problemas, garantindo que não houve perda intencional de informação, mas ainda há muitos casos que terão que ser corrigidos durante o uso do sistema.
- Foi solucionado o problema de importação de caracteres acentuados, tratava-se apenas de uma configuração no usuário.
- Resultados da importação (3705 registros no original):
a) 1692 contas (empresas) criadas
b) 3676 contatos criados
c) 31 contatos com erro
d) 1276 registros sem conta, ou com erro na conta
- Não fazia parte do escopo original do projeto que fosse feita a gestão de campanhas, mas o SugarCRM tem este recurso. Deixamos ele habilitado, há a possibilidade de se criar campanhas e listas de abordados, assim como exportar essas listas para arquivos .csv (que podem ser lidos no excel), mas existem recursos mais avançados que poderiam ser explorados em uma extensão deste projeto, como a gestão de campanhas de e-mail, gestão dos contatos efetivos, etc. O SugarCRM possui uma extensibilidade via plugins, que pode ser explorada no futuro.
Conseguimos finalizar a instalação do SugarCRM, criar usuários (Admin e Claudia), configurar uma conta de e-mail no gmail para o Instituto, e importar os dados (só para efeitos de testes).
Estão em estudo as possibilidades de configuração do mesmo. É possível criar campos e mexer nos layouts de entrada de dados e relatórios, tudo pela interface WEB.
Abaixo temos uma análise inicial dos layouts que precisaremos alterar no projeto.
Layout básico de EMPRESA (e campos não apresentados ao lado):
Problemas (para adequar à base do Instituto Fazendo História):
1) Não tem campo “CNPJ”
2) Não tem campo “Bairro” (em todos os endereços)
3) Não tem campo “Relação” (será que pode ser o campo “Tipo”? Alterar ou criar domínio account_type_dom...)
4) Classifica endereços em “Cobrança” e “Entrega”
5) Endereço deve ser importado para “Empresa” ou “Contato”?
6) Não tem campos de origem
Campos potencialmente não usados:
1) Código SIC
2) Código Bolsa
3) Endereço de entrega
4) Telefone Alternativo
Layout básico de CONTATO (e campos não apresentados ao lado):
Problemas (para adequar à base do Instituto Fazendo História):
1) Não tem campo “obs” e “obs2”
2) Transformar campos “newsletter”, “relatório” e “cartão natal” em campanhas
3) Telefone deve ser importado em “Telefone do Escritório” ou “Celular” no tratamento.
4) Não tem campos de origem (“Fonte”?)
5) Renomear “Nome da Conta” para “Nome da Empresa”
Campos potencialmente interessantes:
1) Saudação
2) Telefone de Casa
3) Outro Telefone
4) Assistente
5) Telefone do Assistente
6) Data de Nascimento
Campos potencialmente não usados:
1) Sincronizar Contato
Cronograma Atualizado
05/07 - Segunda visita ao Instituto Fazendo História
- Foi demonstrada a solução do SugarCRM (www.sugarcrm.org), a Cláudia gostou no geral e comentou de algumas modificações que seriam necessárias, principalmente para facilitar o uso e de campos que faltavam na solução original.
- O Nelson e o Fábio instalaram e configuraram a máquina virtual em uma máquina disponibilizada pela Cláudia. Esta máquina já possuía uma importação (ainda com erros) dos dados utilizados pelo Instituto Fazendo História.
- A Cláudia comentou que iria utilizar a máquina para testar em maiores detalhes após uma semana, e iria enviar por e-mail quaisquer considerações adicionais.
- O Nelson e o Fábio verificaram que as máquinas e a rede do instituto estão precisando de alguma atenção em termos de configurações, e se prontificaram a ajudar nesse sentido independentemente do projeto.
Desenvolvimento
Conseguimos configurar em Contatos e Contas todas as informações adicionais que haviam na base de dados (excel) fornecida pelo instituto. A ferramenta permite criar novos campos e até redefinir leiautes de tela e parâmetros de pesquisa, de forma bastante dinâmica.
Alguns problemas foram enfrentados na importação dos dados fornecidos:
- Os dados foram fornecidos em uma série de painéis de planilha excel, cada qual com seu layout e preenchimento específicos. Realizamos portanto uma padronização do layout e consolidamos uma única fonte de dados, tomando o cuidado de preservar a informação de origem.
- Verificamos que a base possuía uma série de problemas, notavelmente de duplicidade, preenchimento, registros com múltiplas informações, informações preenchidas em campos inadequados, entre outros. Dedicamos algum tempo para corrigir uma parcela dos problemas, garantindo que não houve perda intencional de informação, mas ainda há muitos casos que terão que ser corrigidos durante o uso do sistema.
- Foi solucionado o problema de importação de caracteres acentuados, tratava-se apenas de uma configuração no usuário.
- Resultados da importação (3705 registros no original):
a) 1692 contas (empresas) criadas
b) 3676 contatos criados
c) 31 contatos com erro
d) 1276 registros sem conta, ou com erro na conta
- Não fazia parte do escopo original do projeto que fosse feita a gestão de campanhas, mas o SugarCRM tem este recurso. Deixamos ele habilitado, há a possibilidade de se criar campanhas e listas de abordados, assim como exportar essas listas para arquivos .csv (que podem ser lidos no excel), mas existem recursos mais avançados que poderiam ser explorados em uma extensão deste projeto, como a gestão de campanhas de e-mail, gestão dos contatos efetivos, etc. O SugarCRM possui uma extensibilidade via plugins, que pode ser explorada no futuro.
Conseguimos finalizar a instalação do SugarCRM, criar usuários (Admin e Claudia), configurar uma conta de e-mail no gmail para o Instituto, e importar os dados (só para efeitos de testes).
Estão em estudo as possibilidades de configuração do mesmo. É possível criar campos e mexer nos layouts de entrada de dados e relatórios, tudo pela interface WEB.
Abaixo temos uma análise inicial dos layouts que precisaremos alterar no projeto.
Layout básico de EMPRESA (e campos não apresentados ao lado):
Problemas (para adequar à base do Instituto Fazendo História):
1) Não tem campo “CNPJ”
2) Não tem campo “Bairro” (em todos os endereços)
3) Não tem campo “Relação” (será que pode ser o campo “Tipo”? Alterar ou criar domínio account_type_dom...)
4) Classifica endereços em “Cobrança” e “Entrega”
5) Endereço deve ser importado para “Empresa” ou “Contato”?
6) Não tem campos de origem
Campos potencialmente não usados:
1) Código SIC
2) Código Bolsa
3) Endereço de entrega
4) Telefone Alternativo
Layout básico de CONTATO (e campos não apresentados ao lado):
Problemas (para adequar à base do Instituto Fazendo História):
1) Não tem campo “obs” e “obs2”
2) Transformar campos “newsletter”, “relatório” e “cartão natal” em campanhas
3) Telefone deve ser importado em “Telefone do Escritório” ou “Celular” no tratamento.
4) Não tem campos de origem (“Fonte”?)
5) Renomear “Nome da Conta” para “Nome da Empresa”
Campos potencialmente interessantes:
1) Saudação
2) Telefone de Casa
3) Outro Telefone
4) Assistente
5) Telefone do Assistente
6) Data de Nascimento
Campos potencialmente não usados:
1) Sincronizar Contato
Cronograma Atualizado
Semana 10 - 27/07/2011 até 02/08/2011
Nessa semana geramos uma nova máquina virtual com:
- alterações levantadas no documento que elaboramos sobre layouts - criação de campos usados no Instituto Fazendo História, alteração nos layouts, simplificações, etc...
- algum nível de limpeza de dados
- importação dos dados da planilha tratada
- correção da importação de acentuação
Sendo assim, consideramos o desenvolvimento, homologação e testes concluídos.
Agendamos uma nova visita ao Instituto Fazendo História no dia 04/08/2011 para:
- Feedback aplicação
- Mapear infra (Segunda fase) - Bônus: Otimização de equipamentos!
- Instalação versão 2 Maquina Virtual Instituto Fazendo História
- Agenda do Treinamento
- Finalização de projeto
Cronograma Atualizado
- alterações levantadas no documento que elaboramos sobre layouts - criação de campos usados no Instituto Fazendo História, alteração nos layouts, simplificações, etc...
- algum nível de limpeza de dados
- importação dos dados da planilha tratada
- correção da importação de acentuação
Sendo assim, consideramos o desenvolvimento, homologação e testes concluídos.
Agendamos uma nova visita ao Instituto Fazendo História no dia 04/08/2011 para:
- Feedback aplicação
- Mapear infra (Segunda fase) - Bônus: Otimização de equipamentos!
- Instalação versão 2 Maquina Virtual Instituto Fazendo História
- Agenda do Treinamento
- Finalização de projeto
Cronograma Atualizado
Semana 11 - 03/08/2011 até 09/08/2011
04/08/2011 - Terceira visita ao Instituto Fazendo História
Feedback aplicação: Luis conversou com a Cláudia e demonstrou a nova máquina virtual, ela gostou bastante.
Mapear infra (Segunda fase) - Bônus: Otimização de equipamentos! Configuração de acesso ao sistema web, otimização de todos os equipamentos, liberação de firewall, configuração de rede.
Instalação versão 2 Maquina Virtual Intituto Fazendo História: Cópia da segunda versão do ambiente virtualizado (vmware).
1) Cláudia e Maira ficaram de avaliar se precisariam de mais alterações na aplicação, mas já confirmaram que pretendem usar basicamente os painéis de "conta" e "contato" somente. O de "campanhas" e o de "lista de targets" ficarão para uma expansão futura, fora do escopo do projeto atual.
2) A Cláudia ficou com a planilha unificada (a versão 4 dela), que foi tratada inicialmente por mim. Ela se comprometeu a melhorar a qualidade dos dados da mesma, até a 6ª feira que vem, quando nos enviaria novamente para uma nova importação na base.
3) Após as possíveis alterações levantadas, e a nova importação, ela comentou que não haveria problemas em dar um fechamento ao projeto, ela gostou muito da solução escolhida e comentou que será de grande importância para o instituto.
4) Também fora do escopo do projeto, o Luis colocou-se a disposição para eventuais dúvidas, problemas ou melhorias posteriores à entrega, mesmo a ativação de outros recursos disponíveis no SugarCRM.
Feedback aplicação: Luis conversou com a Cláudia e demonstrou a nova máquina virtual, ela gostou bastante.
Mapear infra (Segunda fase) - Bônus: Otimização de equipamentos! Configuração de acesso ao sistema web, otimização de todos os equipamentos, liberação de firewall, configuração de rede.
Instalação versão 2 Maquina Virtual Intituto Fazendo História: Cópia da segunda versão do ambiente virtualizado (vmware).
1) Cláudia e Maira ficaram de avaliar se precisariam de mais alterações na aplicação, mas já confirmaram que pretendem usar basicamente os painéis de "conta" e "contato" somente. O de "campanhas" e o de "lista de targets" ficarão para uma expansão futura, fora do escopo do projeto atual.
2) A Cláudia ficou com a planilha unificada (a versão 4 dela), que foi tratada inicialmente por mim. Ela se comprometeu a melhorar a qualidade dos dados da mesma, até a 6ª feira que vem, quando nos enviaria novamente para uma nova importação na base.
3) Após as possíveis alterações levantadas, e a nova importação, ela comentou que não haveria problemas em dar um fechamento ao projeto, ela gostou muito da solução escolhida e comentou que será de grande importância para o instituto.
4) Também fora do escopo do projeto, o Luis colocou-se a disposição para eventuais dúvidas, problemas ou melhorias posteriores à entrega, mesmo a ativação de outros recursos disponíveis no SugarCRM.
Semana 12 - 10/08/2011 até 17/08/2011
Encerramento do Projeto
Encerrar o projeto ou fase é o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou fase. Durante o encerramento do projeto, o gerente revisará todas as informações prévias dos encerramentos das fases anteriores, assegurando que todo o trabalho do projeto está completo e que o mesmo alcançou seus objetivos.
Tendo em vista a última visita ao Instituto Fazendo História, a satisfação do cliente com relação ao banco de dados e o aceite do mesmo, consideramos nossa missão cumprida.
Dos itens que fazem parte do escopo, não atendemos apenas o Treinamento e com isso realizamos 98% da fase de Execução.
Após a revisão dos documentos e do escopo concluímos que realizamos a maioria das atividades de acordo com o planejado e apesar de não termos conseguido finalizar o Treinamento, atendemos a expectativa do cliente. Sendo assim, consideramos o projeto encerrado.
Encerrar o projeto ou fase é o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou fase. Durante o encerramento do projeto, o gerente revisará todas as informações prévias dos encerramentos das fases anteriores, assegurando que todo o trabalho do projeto está completo e que o mesmo alcançou seus objetivos.
Tendo em vista a última visita ao Instituto Fazendo História, a satisfação do cliente com relação ao banco de dados e o aceite do mesmo, consideramos nossa missão cumprida.
Dos itens que fazem parte do escopo, não atendemos apenas o Treinamento e com isso realizamos 98% da fase de Execução.
Após a revisão dos documentos e do escopo concluímos que realizamos a maioria das atividades de acordo com o planejado e apesar de não termos conseguido finalizar o Treinamento, atendemos a expectativa do cliente. Sendo assim, consideramos o projeto encerrado.
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