Primeira visita ao Instituto Fazendo História
Dia 20/05/2011, fomos ao Instituto Fazendo História e fizemos uma reunião com a Cláudia Vidigal a fim de conhecer o Instituto
Pauta:
1. Entendimento da situação atual
2. Entendimento da estrutura atual da base
3. Definição do escopo abordado no projeto
Assuntos Tratados:
Entendimento da situação atual
- O Instituto Fazendo História Instituto conta com base de dados em Excel que atualmente é usada por uma pessoa somente.
- Existe a necessidade de construção de base com facilidade de manutenção e consulta.
- Perfil de usuário: psicólogo, com conhecimento básico de informática (Word e internet)
- O Instituto trabalha com quatro programas:
- Fazendo minha História
- Palavra do Bebê
- Com Tato
- Perspectivas
- Utilização da base: cadastro dos contatos do instituto, estabelecimento de comunicação em situações específicas, campanhas, etc.
- É um projeto considerado muito importante no instituto, pois acaba tomando um tempo excessivo de uma pessoa, que é a única que atualiza e mantém o cadastro.
- A base atual foi passada ao grupo, possibilitando análise.
Entendimento da estrutura atual da base
- Base contém informações de contato de:
- Patrocinadores
- Fornecedores
- Voluntários (dos quatro programas)
- Especialistas
- Abrigos:
- Coordenador
- Equipe Técnica
- Educadores
- O programa Com Tato possui base própria, especializada por necessidades de integração com Fórum de justiça.
- A base possui uma aba com os contatos mais frequentes (favoritos).
- Tamanho da base: cerca de 750 contatos
- Problemas encontrados em uma análise inicial:
- Duplicidades de contatos
- Qualidade de preenchimento de dados (empresa, nome, endereço, telefone,
e-mail, etc.)
- Multiplicidade de contatos em uma mesma linha.
Definição do escopo abordado no projeto
- Desenho e construção de base de dados de contatos para o instituto.
- Desenvolvimento de interface para inserção e manutenção de dados da base.
- Tratamento básico e importação inicial dos dados da base atual.
- Treinamento para 12 pessoas, incluindo:
- Utilização da base, através de sua interface de usuário.
- Conscientização da necessidade de manter a base atualizada.
- Incentivo para que as informações sejam validadas na base nova.
- Análise da base do programa Com Tato, para simples diagnóstico da situação.
- Escopo do projeto não inclui:
- Melhorias ou tombamento da base do programa Com Tato.
- Integração da base com o site do instituto.
- Validação das informações tombadas da base atual.
Identificar as partes interessadas (Stakeholders)
As partes interessadas são pessoas e organizações, tais como clientes, patrocinadores, a organização executora e o público, que estão ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou pelo término do projeto. Também podem exercer influência sobre o projeto e suas entregas. As partes interessadas podem estar em diversos níveis da organização e ter diferentes níveis de autoridade, ou ser externas à organização executora do projeto.
- Os Patrocinadores, Fornecedores, Voluntários, Especialistas e Abrigos que fazem parte dos programas do Instituto Fazendo História;
- Instituto Fazendo História;
- Fundação Carlos Alberto Vanzolini
- Gerente do Projeto
- Equipe do Projeto
- Professor João Arantes
Termo de Abertura do Projeto
Instituição Executora: Alunos do curso Gerenciamento de Projetos de Tecnologia da Informação de Pós Graduação da Fundação Vanzolini
Título do Projeto: Base de Dados de Contatos
Cliente: Instituto Fazendo História
1. Objetivos do projeto
Construir uma base de dados de contatos pra o Instituo Fazendo História.
2. Justificativa do Projeto (Necessidades do Negócio)
Espera-se que com o banco de dados de contatos, todos os colaboradores do Instituo possam atuar de forma independente no cadastro e consulta de dados utilizados para contatos, trazendo mais agilidade para ações de voluntariado, melhor direcionamento nos projetos de acordo com o perfil do usuário cadastrado.
3. Descrição dos Produtos/Entregáveis do Projeto
Desenho e construção de uma base de dados de contatos, com os dados existentes hoje já na ferramenta (em torno de 1000 registros)
Capacitação e conscientização de 12 colaboradores para uso do banco de dados e para importância dessa utilização.
4. Designação do Gerente de Projetos Projeto
Como gerente de projetos foi designado Carolina Oliveira.
Dentre as suas responsabilidades, podemos destacar:
Realizar o planejamento necessário para o projeto em questão, produzindo o plano do projeto e demais planos auxiliares;
Garantir que o projeto seja planejado, executado, controlado e concluído conforme definido no documento do plano do projeto;
Delegar as tarefas referentes ao projetos aos recursos integrantes da equipe;
5. Premissas (hipóteses)
O cliente será responsável por fornecer as planilhas utilizadas hoje para armazenamento de dados, junto a todos os dados existentes na mesma para que possa haver carga desses dados na base de dados que será entregue;
O cliente deverá fornecer ambiente para treinamento dos colaboradores.
6. Restrições para o Projeto
O treinamento deverá ser concluído até 01 de agosto de 2011.
7. Cronograma de Marcos
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento
8. Partes Interessadas
Os Patrocinadores, Fornecedores, Voluntários, Especialistas e Abrigos que fazem parte dos programas do Instituto Fazendo História;
Instituto Fazendo História;
Fundação Carlos Alberto Vanzolini
Gerente do Projeto
Equipe do Projeto
Professor João Arantes
9. Riscos identificados
- Não conseguir juntar todo o pessoal que precisa ser treinado nas unidades devido à falta de tempo e disponibilidade dos mesmos.
- Complexidade do projeto extrapolar o prazo previsto.
- A infraestrutura não ser adequada utilização do banco de dados.
- A infraestrutura não ser adequada para aplicar o treinamento.
- Os colaboradores não terem agenda compatível com às agendas dos integrantes do grupo.
